二、电算化模式下的会计基础规范
电算化模式是指会计工作部分由计算机完成。在这一阶段,会计电算化系统有了相对的会计职能,如通过在系统内部设置输入校验,减少了手工模式下的笔下误或手下误;通过设置一些内部控制标准,完成了手工模式下的内控目的,如设置科目、项目对应关系,使凭证填制具备自动检索功能等。从计算机会计信息系统自身的变化发展来看,该模式又分为 3 个阶段:单机阶段、局域网阶段、广域网阶段。
1. 单机阶段。该阶段最明显的特征就是计算机模拟手工。计算机只是代替了人进行复杂的汇总、记账工作。在填制凭证方面,前期是计算机人员将手工填制记帐凭证录入计算机,会计人员基本没有与计算机接触。在后期,计算机这一工具才逐渐被会计人员所使用。该时期,电算化软件只是简单的人机对话,在屏幕上显示手工模式下的记账凭证空白样式,会计人员通过键盘对屏幕上的会计凭证进行填写,该阶段与手工模式几乎没有差别。但是,记账凭证所要求录入的财务数据成为要输入的会计要素,其输入格式已成为会计人员所必须掌握的规范。
2. 局域网阶段。局域网引入会计业才使得会计电算化真正名副其实,它突破了单一部门,通过网络技术通达分支地域,形成范围较大的信息网络。这也是目前各行业、单位正在运行的会计电算化模式。局域网工作模式大部分是客户机 / 服务器(Client/Server)模式,即 C/S 模式。服务器也称为数据库服务器,专用数据服务器的采用,使得数据处理量更大、数据分类更细;并专门对会计信息等共享数据进行管理和存取,将会计的信息采集、分发及应用等工作分散到网络其他客户机上去做,构成分布式的信息管理系统。在这一模式下,财务系统管理部门之间的各项工作内容都通过网络联系在一起,各财务部门工作人员通过将会计信息要素以及工作需求要素录入会计信息系统,成为信息系统的使用者和信息提供者。在会计凭证环节,如高校财务系统,工资、学费、预算、核算等业务通过系统设置,构成完整的高校会计信息系统;预算自动约束会计核算,工资、学费从发生起,系统自动采集会计要素,生成会计记账凭证。
该模式与手工模式及单机模式的差别在于会计信息系统更加智能化,人们可以在系统内定制更多的管理思想、内控标准,从而包含了更多的会计基本知识和更多的会计规范;会计人员分工也更模糊化,只是在系统内因权限设置不同才有了各自角色的差别。特别是会计记账凭证的生成上,会计人员面对每一笔经济业务,只需要录入其中软件信息系统所需的会计要素,可以不再面对人工模式下的凭证界面,从而在更友好的经济业务界面下,把每一笔经济业务所含的会计要素填入,成为信息需求者所要的经济信息,也可以生成人们所需要的任何形式的记账凭证。
会计要素的规范问题是会计信息系统的一个重要问题,这个问题解决了,系统就不会因操作人员的不同而出现信息的不同,能为信息系统向外部伸展提供条件,同时扩大会计规范的范围。
3. 广域网阶段。广域网阶段仍然定性于会计信息系统的内容,只是网络界限扩大了,仅包含与财务会计信息业务形成有关的各单位。在该系统内,会计信息实现了实时共享,达到了会计电算化的高级形式。
在会计凭证核算方面,会计凭证信息的采集达到了要素采集要求,因为会计信息网络的向外延伸,使其走出了集中核算的财务管理部门,走到了财务管理分支部门,甚至走到了财务管理下的会计信息产生的第一线部门。这样的信息系统就实现了会计信息的及时收集、决策信息的及时反馈。
会计核算人员不再仅限于会计人员,而是包括使用该系统的任何人,即只要有权限,就成了会计信息系统的使用者;只要按照会计要求将发生的经济业务的会计信息要素输入系统,就完成了信息的采集。这时,会计核算人员对会计原始凭证信息失去部分收集职责,而将其转移到了系统使用者身上,会计人员的主要职责转到了信息采集的审核上来,同时对会计信息采集具体标准的制定负有职责,即在会计基础规范的制定方面,会计人员须根据系统人员的不断加入而因人而异制定标准。
在广域网阶段,会计核算中的一些基础规范将被很多的非专业人士所掌握,会计工作也将更加透明,会有更多的人掌握会计的基本知识、基本技能和基础工作规范。
三、信息化模式下的会计基础工作规范
信息化模式主要指会计信息系统不再是单一的信息系统,而是会计信息系统广域网的进一步发展,并与其他社会和经济信息系统进行了融合,是社会信息化的组成部分。这也是会计信息化模式与会计电算化模式的最大区别。这时的会计现代化真正达到了信息化,成了信息社会的一部分。
信息社会是以知识和信息为基础的经济社会,虽然农业、工业及服务业仍是社会的基础产业,但它们的发展及运转完全依赖于信息产业的发展。在信息化社会,战略资源就是信息。一个国家、一个地区、一个行业、一个单位对信息拥有和利用的规模与程度,会直接或间接地反映出该国、该地区、该行业、该单位的科技进步、经济发达和社会效益及生活质量等情况。
在信息化模式下,会计实务已与经济活动融为一体,没有明显的区别。如购买办公用品,随着购买行为的发生,会计信息会进入社会信息系统,通过对购买行为结果的核查、确认,系统使用者就可以从系统中调出该笔业务的数据信息。...........
结论
会计基础工作内容丰富、范围广泛,会计的职能是对经济工作进行反映与监督。在市场经济环境下,会计工作与诸多社会工作存在千丝万缕的联系,因此,要从系统工程的角度进行多方面的努力,才能充分发挥会计的职能,推动会计信息化及其基础工作规范化工作的顺利展开。