目录
Abstract
Key words
摘要
关键词
一、从价值链看会计信息系统
二、从企业业务流程看会计信息系统
三、从会计契约论看会计信息系统
四、信息系统的演变与传统会计信息系统的缺陷
五、未来的会计信息系统基本架构发展趋势
注释
参考文献
[Abstract]The article first gives a thorough retrospection over the accounting information system (AIS) fromthree different aspects:the value chain, the business process and the accounting contract, and outlines themain defects of the traditionalAIS. Finally based on the analysis of the framework and merits of the http://www.1daixie.com/ REAmod-el,the author concludes that the REA model will be more suitable for the future business development,andshould be the fundamental mode of the accounting information system.
[Key words]accounting information system;value chain;business process;accounting contract;REAmodel
[摘 要]本文分别从价值链、业务流程和会计契约论的角度对会计信息系统(AIS)进行了反思,对传统AIS的缺陷进行了初步分析。在此基础之上对BEA模型的基本框架、优点进行了研究,结果表明:REA模型适应未来经济发展的需要,是会计信息系统的发展地基本模式。
[关键词]会计信息系统;价值链;业务流程;会计契约;REA模型
500多年前,帕乔利提出了复式记账法。他的思想的确非常卓越,提出了一套仅需相当原始的技术手段就可以记录、维护和报告经济业务数据的方法。传统会计信息系统(AIS)是建立在会计循环和会计恒等式的基础上的,虽然人们已经对帕乔利的思想做了许多次改进,但是它的本质并没有改变(霍兰德,1999)。在信息技术飞速发展的今天,AIS的设计者们必须重新反思AIS基本架构和发展趋势。
一、从价值链看会计信息系统
(一)价值链与AIS
“价值链”(Value chain)这一概念由迈克尔•波特(Michael Porter)于1985年提出,他将一个企业的经营活动分解为若干战略性相关的价值活动,每一种价值活动都会对企业的相对成本地位产生影响,并成为企业采取差异化战略的基础。波特指出,每个公司都是“设计、生产、销售、交付和支持其产品活动的集合体”。图1显示了波特的一般价值链与会计信息的关系(迈克尔•波特,1997;柯琼凤,1995;J.佩阳德,2003)。
由此可见,在此价值链上的各种活动,都会产生或应用某些会计信息。也就是说,每项价值活动均须依靠AIS才可以对产品或劳务增加其价值;最后还需要配合AIS,方可了解差异区间的大小。会计人员应该从价值链上找出在何时、何地使用相关的信息,增加产品或劳务的价值。换言之,先要了解价值链中的各个活动,以及各个活动之间的关系;再进一步分析如何运用信息系统增加产品或劳务的价值,以及运用信息系统所花费的成本,从而可以了解会计信息系统究竟为整个价值链增加了多少价值。
(二)价值链的延伸与AIS的发展
就整体经济环境而言,按照竞争优势理论,上下游企业间价值链相互连接会形成一个“价值系统”(Valuesystem),单个企业是整个价值系统的一环或几环。从而,AIS应该可以从“最基本原材料的取得到最终产品使用后废弃这一整体价值系统层次上分析产品的成本和收益,从合理分享利润的角度进行战略规划(孙茂竹,2002)”。随着网络时代的到来,企业之间价值链的连接将不再局限于上下游企业之间,同类型的企业甚至竞争对手也会发生联系,从而形成一个“价值网”(Value Net)。此时,AIS应立足于整个“价值网”,反映企业宏观信息,参与企业战略决策。
二、从企业业务流程看会计信息系统
(一)业务流程与会计信息
企业的大部分产品或服务往往是通过运作一系列高度复杂的流程来提供的。流程可以从范围和规模来考察,如图1中双向箭头所表示的作业流程。可以看出,流程的范围可能拘泥于部门内部,也可能跨越部门甚至涵盖整个“价值网”;流程的规模取决于业务内容,有的流程由几个非常简单的任务构成,有的则可能包含众多复杂且相互关联的任务。从最高层次来看,流程可以分为战略流程、经营流程与保障流程。战略流程是用来进行组织规划和开拓未来,包括战略规划、产品/服务开发,以及新流程的开发等;经营流程是用来实现组织的日常功能,例如满足顾客、顾客支持、现金收支管理、财务报告等;保障流程是为了战略流程与经营流程的顺利实施提供保障的流程,例如人力资源管理、管理会计、信息系统管理。如图2所示,流程中不仅包含物流,更为重要的是资金流与信息流,各类流程中会计信息都起到基础性的作用。会计信息系统是各类流程正常运作的基本保障。
(二)流程再造与AIS的发展
传统的观点是从职能的角度来了解一个组织,因此组织被分割为一个个职能部门,这样做有它的优点。例如,便于集中专家力量,有利于专业化分工等。但是,“职能观”可能导致组织的关注中心是“老板”,而不是“顾客”;职能部门之间可能缺乏协调;存在一些仅仅为了满足内部需要的无效工作。正是由于“职能观”的缺陷及伴随信息技术的发展,美国的Michael Hammer教授于1990年提出了“业务流程再造”(BPR)理论。它的目标是通过重新设计组织经营的流程,运用信息技术、人与组织管理,使这些流程增值的内容最大化,其他方面的内容最小化,从而获得绩效的巨大改善。它突破了传统劳动分工理论的思想体系,强调企业组织形式以“流程导向”替代原有的“职能导向”,为企业经营管理提出了全新的思路。
基于手工核算的特点,传统的会计业务流程表现为“凭证编制—账簿登记—报表生成”的简单模式。显然,传统会计业务流程具有其固有的缺陷②,如果照搬手工会计流程来构建AIS,无疑那些“固有的缺陷”也将固化到系统中去,从而“缺陷”会随着系统的运行不断重复,甚至还有被放大的可能。因此,必须站在流程的角度,打破部门的界限,对业务流程中的信息流进行深入的分析,利用信息技术对传统会计流程进行再造,将无效或低效的流程最小化,提供更为相关实时的信息,从而为组织增加更多的价值。
三、从会计契约论看会计信息系统
(一)契约联结与会计
按照契约论的观点,可以把企业看作是理性主体之间的一组契约。契约可能是显在的,也可能是隐含的;可能是短期的,也可能是长期的。主体可能有不同的偏好和不同的资本、技能和信息禀赋。主体是理性的,这意味着他们在受到机会和信息约束的同时,不会放弃愿意的行动,而去故意选择不太愿意的行动方针。也就是说,契约主体的决策是理性的,并且其决策的重要基础是信息,而会计作为决策信息的主要来源由来已久。为了研究的方便,本文建立了如图2的企业契约模型③,这个模型并没有对现实世界进行完整的描述,但这并不妨碍本文的研究目的。
会计有助于实施和推行企业所包含的契约。夏恩•桑德教授认为,会计主要承担着五个方面的职能:计量各个主体对于企业资源集合(pool of resources)的投入;确定并支付每个主体的约定利益(contractual entltle-ment);把其他主体履行约定义务和获取约定利益的情形告知相应的主体;帮助维持一个缔约地位(contracfingslots)和由占有者提供的生产要素的流动的市场,以使一个主体的辞职或届满不会危及企业的存续;由于多方主体的契约是分期商定的,因此它向所有参与者提供证实的信息的共同知识,以便进行协商和拟定契约(桑德,2000)。
(二)会计契约论与AIS的发展
契约的缔结是企业生存的基础,而会计在契约缔结中所起的作用是关键性的(雷光勇,2003)。从图2可知,企业是多种契约的耦合体,也就是说,企业面对的是多种多样的缔约博弈者,显然在缔约主体谈判博弈的过程中所需要的会计信息是不相同的。例如,基于产权契约,股东要求对企业的业绩进行评价,但是许多有效评价的信息从传统AIS中根本无法获得,如广泛使用的平衡记分卡评价体系所需要的信息就无法获取(Kaplan,1992)。再如,由于会计政策与税法要求不一致,导致政府必须对AIS提供的数据进行调整之后进行征税,从而增加了履行税收契约的成本。由此,我们得知AIS所提供的信息应该是多层次、多视图的会计信息。反思传统AIS,我们不难发现其提供的是高度提取的层次单一、惟一视图的信息,这样的会计信息很难适应现代企业复杂的契约结构。
四、信息系统的演变与传统会计信息系统的缺陷
(一)信息系统体系结构的演变
美国著名AIS专家麦卡锡(McCarthy)教授对信息系统的演变进行了研究,他将信息系统划分为三类(如图3):第一类是传统的会计,从没有复杂组织形式的单式记账到基于经典会计等式资产(A)=负债(L)+所有者权益(OE)的信息系统;第二类是基于价值链的REA模型,其中的混合结构对经典会计等式有了超越,但是仍然保留了许多簿记惯例,此外基于价值链分析的ERP系统则不再局限于经济业务,而是致力于采集与所有关键业务事件相关的大量信息;第三类信息系统结构将引入贸易伙伴和独立的个体,称之为全维度的REA。
(二)传统AIS的缺陷
从上述价值链、作业流程及契约论的角度对AIS的分析,我们不难发现传统AIS存在其固有的缺陷。麦卡锡教授将传统AIS的缺陷归纳为四点(McCarthy,1982):其一,传统AIS中的变量只局限于可以货币化的数据,而将更加广泛的信息如生产率、可靠性等排除在外;其二,传统AIS的编码方案经常歪曲了经济事项并限制了信息的数据结构;其三,基础信息通常以高度集中的方式存储,而不是尽可能地保持其处于“最基础的”(atomic)状态;最后,会计信息与其它商业信息的整合能力非常有限,这导致同样的信息以不同的形式存储在组织内部的各类管理信息系统中,从而导致数据库重叠、数据冗余以及数据的不一致性。此外,传统AIS主要提供历史信息,总是滞后于决策,从而降低了其有用性。
五、未来的会计信息系统基本架构发展趋势
针对传统AIS的缺陷以及信息系统的发展趋势,我们必须对传统AIS进行变革。笔者认为,基于价值链的REA(economic Resources,economic Events,and economic Agents)模型是AIS的发展方向,而全维度的REA模型则是未来AIS的必然趋势。
(一) REA会计模式的基本框架
REA会计的基本思想是会计信息系统中存储每个经营业务事件及其相关的资源、参与者的有关属性数据。事件数据是语义化的原始数据,包括事件内容、当事人、相关事项、时间和发生地点等。从这些数据出发,可以生成所有决策所需要的财务和管理信息。麦卡锡教授在1982年提出了REA模型的基本框架,他将经济业务抽象为三类实体(entity)和四种关系,如图4所示(MeCarthy,1982)。
三类实体包括资源、事件和参与者。资源(resources)被定义为稀缺的、可辨认的、能为组织带来经济价值并被企业所控制的有形实物对象,与复式记账所不同的是它并不包含像应收账款这样的可推导计算出的资产。事件(events)包括所有能从某方面直接影响组织的资源变化的经营活动,它包括那些不进行会计确认与计量的经营活动,如市场调研、经营计划等。参与者(dgents)是参与事件的单位、部门或个人,包括组织内部参与者如销售员、采购员及生产人员等和外部参与者如客户、供应商等。收集参与者的相关数据有利于更好的计划、控制与评价其基本活动。
这些实体间存在四种关系:其一,资源—事件关系,称之为存量—流动关系(stock—flow)。其中资源为存量,事件为流动,包括资源流入和流出事件,用于表示那些增加或减少资源的事件;其二,事件—事件关系,称为二元关系(duality)。指组成一个业务循环,导致两组资源一增一减的两组事件之间的关系,一组事件导致一组资源流入,另一组事件导致另一组资源流出,流入资源与流出资源总是相互联系;其三,事件—参与者关系,称之为控制关系。它是内部参与者、外部参与者与事件之间的三重关系,通常被分解为两个二重关系;最后,内部参与者—内部参与者关系,称之为责任关系,描述了上级对下级进行控制和下级对上级负有责任的关系。
(二) REA会计模式的优点
REA会计模式相对传统AIS来说主要有四个优点(韦沛文,2003)。首先,REA模型可以语义化地反映业务事件的发生,将关注的焦点集中在业务事件上。系统记录所有管理人员想要计划、控制和评价的经营业务事件,而不再局限于只记录改变组织资产、负债和所有者权益的事件。这样,系统记录了业务事件多方面的细节数据,并且可以根据需要生成各类报告,从而满足现代企业复杂契约结构下不同缔约双方的信息需求。
其次,REA模型支持业务流程再造。这是由于每个业务事件必然是由若干流程驱动的,而REA模型关注业务事件自然要求各职能部门的融合及财务数据与非财务数据的融合,从而促进企业从流程的角度来分析经营过程,减少不具有增值作用的业务流程,进一步提高企业的经营效益。
再次,REA模型集成所有经营业务数据。REA模型解决了数据分散重复存储在多个系统中所造成的数据不完整、冗余和不一致性的问题。此外,REA与传统AIS不同的是,传统AIS仅仅存储与生成会计报表有关的数据,而REA存储一致的、可靠的、能够反映现实世界的所有业务描述数据,从而大大提高了信息的可靠性、完整性、相关性及有用性。
最后,REA模型具有信息实时处理和控制的能力。由于REA模型是在业务发生的同时进行数据处理,并且财务数据与非财务数据并行处理,省去了传统AIS需要与其它记录非财务数据的系统协调的过程,因此信息的实时处理与控制能力大大提高,从而进一步增强了信息的有用性。
(三) 会计信息系统的未来
综上所述,REA会计是一种扩充了的、数据信息更丰富、更灵活的会计系统,其着眼点在于能产生符合各种综合程度要求的信息。就目前的技术条件和经济环境来说,基于价值链的REA模型是今后几十年AIS的发展方向。但是,随着网络技术与数据库技术的发展与成熟,必然带来全球经济的网络化、数字化,届时整个经济社会将变成一个巨大的价值网络,与此同时,全维度的REA模型必然登上历史舞台。
注 释:
① 图1中括号内是与价值活动相关的会计信息,双向箭头表示作业流程。
② 本文第四部分有详细论述。
③ 模型参考了夏恩•桑德的《会计与控制理论》、雷光勇的博士论文《会计契约论》及郭道扬教授关于“产权会计论”的报告。
参考文献
[1]霍兰德,等•杨周南,译•现代会计信息系统[M]•北京:经济科学出版社,1999•
[2]迈克尔•波特•陈小悦,译•竞争优势[M]•北京:华夏出版社,1997•33-60•
[3]柯琼凤,等•会计资讯系统[M]•台湾:沧海书局,1995•
[4]孙茂竹•管理会计的理论思考与架构[M]•北京:中国人民大学出版社,2002•64-73•
[5] J•佩帕德,等•业务流程再造精要[M]•北京:中信出版社,2003•3-22•
[6]韦沛文•信息化与会计模式革命[M]•北京:中国财政经济出版社,2003•62-95•
[7]夏恩•桑德•方红星,等译•会计与控制理论[M]•大连:东北财经大学出版社,2000•12-28•
[8]雷光勇•会计契约论[D]•武汉:中南财经政法大学会计学院,2003•78-84•
[9]Kaplan R.S,Norton D.The balanced scorecard:measures the drive performance.Harvard business review.1992;70(1):71-91.
[10]W.McCarthy,J.S.David,and B.S.Sommer.1996.“The Evolution of Enterprise Information Systems—From Sticks and Jars Past Journalsand Ledgers Toward Interorganizational Webs of Business Objects and Beyond”,in Proceedings of the OOPSLA96 Workshop on BusinessObject Design and lmplementation,J.Sutherland(ed.),San Jose,October,HTTp://jeffsutherland.org/
[11]Keynote Speech given to AIS Educators Associationin CopperMountain,Colorado.2002.http://www.msu.edu
[12]McCarthyW.E.1982.The REA accounting model:a generalized framework for accounting systems in a shared data environment.The Ac-counting Review;57(3):54-78.