目录
一、企业建立信息系统时的几个误区
二、信息系统的发展
三、信息系统建设的可行性分析体系
主要参考文献
摘要
关键词
在我国20多年信息化建设的过程中,不少企业借助信息技术提高了管理水平和竞争能力,从信息化建设中获得了巨大的经济效益。但是也有一些企业缺乏对信息系统的了解,在建设过程中作了错误的决策,给企业带来巨大的经济损失。因此,如何正确认识不同的信息系统,如何根据企业自身特点选择信息系统,是建立现代会计信息系统首先要研究的问题。本文所要研究的是企业选择信息系统的决策问题,不涉及具体的系统选型、项目管理、系统实施等问题。
一、企业建立信息系统时的几个误区
1.超越现实、盲目求大求全。一些管理基础和信息化建设基础较差的企业不顾自身条件,过于迷信信息技术的能力,在信息化建设初期就试图“一步到位,耗用巨资建立大型的MRPⅡ或ERP系统覆盖企业的大部分业务,尽可能地消除手工操作。它们通常都会事与愿违,在系统实施阶段遇到极大的困难和阻力。企业员工对突如其来的管理变革和全新的工作方式没有足够的心理准备和技能准备,实施小组和业务部门每日争吵不休。最终是用现代化的技术来“模拟手工操作”,甚至上千万元的信息系统投资成了摆设。
2.缺乏总体和长期规划,走盲目、分散开发的老路。有些企业则不太重视信息技术在企业中的应用,不委任信息技术主管人员来全盘负责企业的信息系统建设,缺乏总体和长期的信息系统建设规划。财务、销售等部门出于提高工作效率的需要,各自购买或开发一些软件,走分散开发的路子,在企业中形成一个个难以集成的“信息孤岛。由于缺乏总体和长期规划,将来不同业务系统之间要进行联网和集成就遇到很大的困难。
3.利用信息系统强行落实管理制度。一些企业内部管理比较混乱,制订的管理制度很难落实。企业内部管理和协调更多地依赖于人际关系和领导批条。为了解决这个问题,企业的决策层试图通过建立信息系统来落实企业的管理制度,利用软件的功能来规范管理。他们认为通过计算机的“冷冰冰”的屏幕就可以排除制度之外的人为因素,这样的想法和做法是不现实的。信息系统可以提高管理制度的执行效率,但是不能代替企业的管理制度。这类企业的信息系统或者实施难度极大,或者被迫为领导开启“后门”,领导的批条仍在企业中通行,管理制度依然得不到有效执行。
从以上几个误区来看,造成决策失误的原因主要有两点: (1)不了解信息系统的性质和不同发展阶段的特点; (2)不了解企业管理和信息系统之间的关系,不能正确评价企业的现状以选择正确的信息化建设道路。因此,本文将阐述信息系统的发展阶段以及不同阶段的信息系统的目标、结构和IT支持环境;然后构建一套科学的可行性分析体系,用于判断企业适合建立哪个阶段的信息系统。
二、信息系统的发展
企业的管理基础和技术基础决定了企业能够建立和应用怎样的信息系统,信息系统应该与企业的管理基础和技术基础相适应。信息系统的建设是一个艰苦且永无止境的过程,企业不可能一劳永逸地建立起满足目前和日后所有需求的信息系统。企业管理理论和实践以及信息技术的发展,不断推动着信息系统的模式、结构和功能的发展。如果信息系统能够与企业的管理基础和技术基础相适应,便能够促进企业管理水平和技术水平的提高,进而提高企业的经济效益;反之,如果信息系统落后于或者超过了企业的管理基础和技术基础,就会阻碍企业的管理水平和技术水平的提高,甚至使企业正常生产经营活动陷于停顿。企业的管理基础和技术基础以及信息系统有时可以受人的主观意志所支配,可以在一定的条件下实现跳跃式发展,例如引进先进管理思想和改革管理方法,并且引进管理软件来实现这种管理思想。但是企业建立和应用信息系统的最低管理基础要求,是应用计算机进行管理的某些业务、或部门、或部门之间必须实现业务流程的规范化和基础数据的规范和统一。不达到这个要求企业根本不可能建立起信息系统,更谈不上实现先进管理思想了。这一点是不以人的主观意志为转移的。从计算机投入商业使用到现在,企业信息系统的发展过程可以分为以下三个阶段:
1.面向事务处理的阶段
(1)特征和信息系统目标。面向事务处理的阶段也是计算机开始大规模投入商业使用的阶段,企业中的个别部门如财务部门等首先利用计算机实现业务的自动化和半自动化。信息系统的目标是提高业务处理的工作效率,使员工从机械重复的工作中解脱出来。同时,在业务处理自动化的基础上,对业务数据进行事后分析,向有关部门提供管理和决策的信息。不同的业务系统之间形成相互独立的“信息孤岛”,是这个阶段信息系统的固有特征。如果企业缺乏一个长期和统一的信息系统发展规划,在建立不同业务系统时不考虑将来可能的集成,则这些“信息孤岛”的消除是相当困难的;反之,信息孤岛就能在信息系统向更高阶段跳跃时自然消除。
(2)功能、结构和支持技术。在面向事务处理的阶段,会计信息系统是一个独立的系统,不与其他的系统发生联系。其功能主要是记账、报表、工资和固定资产核算等。在这个时期,数据存储设备开始出现磁盘等直接随机存取的存储设备,出现了能够联机实时处理操作系统软件。
(3)对企业管理的要求。由于各个系统都在部门内部实施,系统之间不发生关系。所以这个阶段的信息系统主要要求部门内部业务规范化和管理制度化,基础数据在部门内部统一规范。但是不要求部门之间的协调的规范化和制度化,各部门的基础数据也可以不统一。
2.面向系统的阶段
(1)特征和信息系统目标。由于企业外部竞争环境的发展变化,企业对信息的实时性和集成性提出了更高的要求。同时由于网络技术的发展,信息系统开始大规模的联网,实现了许多过去分离的系统无法实现的功能,财务系统与供应链系统全面集成。在此基础上,企业还进行一些业务流程重组,发展出一些先进的管理思想如JIT、MRP等。信息系统的目标是提高信息处理的实时程度,为企业提供决策的相关信息。MRP、ERP等管理软件属于面向系统阶段的信息系统产品。
(2)功能、结构和支持技术。在面向系统的阶段,会计信息系统已经与业务系统进行集成,通常作为MRP、ERP等系统的一个模块出现。其最显著的功能是自动记账功能,业务系统的数据能够实时传递到会计信息系统中,大大提高了工作效率和信息的及时性。在这个阶段,关键的信息技术是网络技术和数据库技术。网络技术和数据库技术的发展分别在物理上和逻辑上实现了数据的集中存储和分散应用,从而使不同的业务系统能够实现集成应用。
(3)对企业管理的要求。在面向系统的阶段,信息系统对企业管理基础的要求更高。因为多个业务系统以及会计信息系统已经进行集成,不同系统之间的数据传递代替了过去的部门之间的凭证传递。不同部门之间的协调工作在信息系统中完成,有些协调工作甚至由计算机自动计算完成。这就要求不同部门的基础数据必须统一。而且部门之间的协调工作要规范化和制度化,并体现在信息系统中的各种规则中。如果不能做到这一点,信息系统很难建立实施,即使勉强上线,也不能为企业创造出预期的经济利益。例如,由MRP计算生成的采购计划和生产计划自动考虑了采购、生产、库存和销售各部门的平衡关系,对之做部分修改之后就应该作为最终计划来严格执行。信息系统也允许插单生产,但是插单生产应该是一种例外情况,不应该在系统中经常出现。如果企业管理制度执行不严格,某些人拿到领导批条就可以安排插单生产,那就会严重影响整个生产计划的准确性,降低了信息系统存在的意义并动摇用户对信息系统的信心。这样长期运行下去,其结果很可能是企业最终放弃信息系统生成的计划。
3.面向决策的阶段
(1)特征和信息系统目标。随着社会经济的发展和竞争程度的日益激烈,全社会的信息化建设水平也日渐提高,大部分企业、国家机关以及其他各种单位都已经实现了计算机管理。社会公共通讯设施发达,分布式计算等网络技术得到进一步的发展。于是企业的供应链开始向外扩展,信息系统集成了各种外部实体如其他企业、统计部门、税务部门和海关等的信息。这个阶段的信息系统的目标是为企业提供战略决策的相关信息。在这个阶段, ERP等主要面向企业内部管理的管理软件一方面通过各种方式实现与企业外部实体的连接和集成,另一方面则利用新近出现的信息技术如数据仓库、联机分析处理和数据挖掘等技术为企业决策提供更有价值的信息。
(2)功能、结构和支持技术。在面向决策的阶段,信息系统采用了全新的体系结构和信息技术,如事件驱动体系结构等。由用户的信息需求来触发对业务活动的报告过程。事件驱动的信息系统面向整个企业范围,集成存储业务活动的原始数据,支持多种信息输出需要。在事件驱动模型中,信息系统直接记录并存储业务事件的属性(如事件本身、时间、地点、责任人和参与人、涉及到哪些资源、有哪些风险等),而不区分这些数据将由哪些部门使用,可以支持不同角度、不同层次的信息需求。在这个阶段,信息系统采用了多种互联网技术如XML等,实现多个企业信息系统之间的连接。数据仓库技术、联机分析处理技术和数据挖掘技术等大大加强了信息系统为企业决策提供有用信息的能力。总而言之,面向决策阶段的信息系统注重的是对外扩展和为企业提供战略决策的相关信息。
(3)对企业管理的要求。在面向决策的阶段,信息系统对企业管理的要求从注重规范化和制度化转为在规范化和制度化的基础上注重决策的科学化。在这个阶段,企业的业务处理已经高度自动化,大大减轻了企业各级管理人员的负担,使他们能够借助信息系统来细致深入地研究与决策相关的问题。另一方面,数据仓库、OLAP和数据挖掘等新技术为管理人员提供更有价值的信息,使企业决策更加科学。这要求企业的管理人员不仅能够严格执行企业的管理制度,而且应该是既懂业务又懂最新分析技术的综合人才。企业应该对各级管理人员进行全面和深入的培训,使他们能够掌握各种分析技术和工具的使用,更重要的是应该能够利用信息系统输出的信息进行更科学的决策。
三个阶段的信息系统分别满足不同阶段和不同规模的企业管理需求,它们之间没有绝对的优劣之分。一些管理软件厂商在推广其较高阶段的产品时,如ERP软件,无视企业管理基础的实际情况,用高级阶段信息系统的固有优点与低级信息系统的固有缺点进行比较的宣传方法,很容易误导企业用户,使他们难以根据自身的实际情况来选择合适的信息系统产品。我国会计电算化工作在历经20余个年头后,已经进入面向事务处理的阶段。该阶段的主要问题在于如何充分利用IT技术,以满足会计核算和财务分析的需要,所以充分利用IT技术成为关键点。但从如下事实看,我国多数企业尚难以步入更高的发展阶段:(1)从IT环境看,多数企业尚未建立全面的、高效的企业内部网,特别是缺乏相应的管理人才,不具备开展、建立和实施企业全面信息系统的技术环境。(2)从财务软件和应用水平的成熟度看,集中在账务、报表、工资、固定资产四大模块上。其它模块的开发和应用尚未十分成熟,也未被广泛应用。(3)多数企业的基础工作尚不够规范。(4)多数企业的管理未进入管理理念、管理模型的全面变革阶段,因此对IT环境下的信息系统提不出更多、更全面、更合理、更富有挑战的需求。因此,对我国多数企业而言,更重要的是从自身出发,提高企业目前的管理水平,进一步利用现有的信息技术来改善管理,做好信息系统发展的总体规划,为日后信息系统向更高阶段的跳跃打下良好的基础。
三、信息系统建设的可行性分析体系
在认识信息系统的发展规律和信息系统各阶段的特点后,企业应该对自身的管理现状进行相对客观的评价,以选择恰当的信息系统。但是,对企业管理现状进行客观评价是非常困难的,不同的人站在不同的角度会得出不同的评价结果。许多管理学家和ERP实施人员试图建立一套客观的、可行的和量化的评分体系,通过数字来对企业进行评价,最终决定企业是否能够建立实施某种系统。但是,不同企业之间千差万别,评价标准可以制订得很客观,但是在评分的过程中人的主观因素会影响分数,很难用令人信服的原因来说明不同分数之间的差异。而且,人们很难说明要达到怎样的分数才适合建立怎样的信息系统。
因此,笔者认为应当建立一套科学、全面、定性的可行性分析体系。这是一个面向过程而不是面向结果的可行性分析体系。所谓面向过程,是指不能通过这个分析体系得出能否建立信息系统的简单结论,而注重在分析评价的过程中促使企业决策层充分认识各种困难和风险,最后才做出决策并做好相关准备。其作用主要有三点: (1)提供数个严格的“最低标准”,企业用以判定在信息系统发展过程处于某种阶段。如果达不到某个“最低标准”,则不能建立相应的信息系统。(2)其他的标准主要用于衡量企业建立信息系统的难度。在达到“最低标准”后,其他的标准满足得越多,建立信息系统的难度越小。(3)更重要是促使企业决策层深入全面地分析企业的状况,促使企业决策层充分认识建立信息系统的诸多困难和风险,为将来做好物质和心理上的准备,避免不可预知的困难而导致项目停滞甚至失败。
这个分析体系由内部管理制度和业务流程、员工素质、信息系统建设现状和预算、企业生存环境等四个内外因素组成。企业应该从这四个因素出发以考察建设信息系统的可行性。为了提高该体系的可操作性,本文为每个因素列举了一些通用的评价题目,企业可以根据自身的需要自由增减这些评价题目。
1.内部管理制度和业务流程。信息系统是企业内部管理制度和业务流程在计算机环境中的载体,内部管理制度是否健全、是否得到严格执行直接决定信息系统建设的成败。评价题目有: (1)企业是否建立了管理制度? (最低标准,无论管理制度是否以书面形式存在,它都是建立任何信息系统的基础) (2)部门内部的管理制度是否得到严格执行? (最低标准,部门内部业务规范化和管理制度化是建立面向事务处理阶段的信息系统的基础) (3)涉及部门协调的管理制度是否得到严格执行? (最低标准,部门之间协调的规范化制度化是建立面向系统阶段的信息系统的基础) (4)企业的管理制度是否因为不合理而经常变动? (5)企业的部门设置是否为了解决部门间矛盾而频繁变动? (非为适应市场变动而变) (6)在整个企业范围内,编码是否达到了“一次编码,全局使用的要求?有无在不同部门中重复编码的现象? (最低标准)(7)基础数据在部门内部是否统一规范? (最低标准) (8)供应商和客户的资料是否进行归档管理? (9)供应商的选择是否随意? (10)是否定期对供应商进行评价?是否有长期的供货协议? (11)供应商的交货提前期是否稳定?是否对交货提前期进行核实和管理? (12)是否与主要客户签订了长期稳定的协议?(13)是否进行有效的销售预测?销售计划对采购计划和生产计划是否起指导作用? (14)生产计划是否频繁进行更改? (15)生产计划的更改是因为市场波动还是因为强行插单生产? (16)产品交货的运输路线、运输工具是否相对稳定?不同运输方式的运输时间是否稳定?
2.员工素质。企业员工是信息系统的使用者,他们的素质影响甚至决定信息系统能否在企业顺利地建立和实施。其评价题目有: (1)业务操作人员是否具有操作计算机的能力? (2)最高级领导以及销售、生产、物料、技术和财务部门的主要负责人是否理解MRP、MRPII和ERP等信息系统的基本原理? (3)是否有80%以上的职工接受了信息系统基本原理的基本教育或培训? (4)各部门的各级管理人员是否掌握最新的数据分析技术,如报表系统、OLAP和数据挖掘等?
3.信息系统建设现状和预算。信息系统建设现状说明企业信息系统目前处于什么发展阶段,是企业信息系统当前的状态。而企业对信息系统投资的预算则代表了企业信息系统的发展能力。其评价题目有:(1)企业是否有一个长期的信息系统建设规划? (2)企业是否有副总经理或副厂长级别以上的人员来专门负责信息系统建设? (3)企业中是否已经有个别部门应用计算机进行管理? (4)企业中是否有多个部门的应用系统试图进行集成? (5)企业将多个应用系统进行集成的难度如何?在技术上是否可行? (6)企业中是否已经存在一个联网、集成的信息系统? (7)企业目前的信息系统所采用的技术是否能够支持信息系统的扩展和升级? (8)企业对投入信息系统的预算是多少?能否满足需要?投资比例视企业规模及行业性质而定,按占产值的百分比来计算,亿元以下的企业投资比例一般为8~12‰,产值1~5亿元的企业投资比例一般为4~8‰,产值5~10亿元的企业投资比例一般为2~3‰,产值10亿元以上的企业可视实际情况而定或考虑2‰以上的比例。(9)在建设信息系统期间是否能够保证充足的人力和物力?
4.企业生存环境。企业生存环境是一个比较笼统的概念,包括市场环境、交易环境、金融环境和政策环境等多方面因素。不同的企业对各种环境的依赖程度均不相同,因此本文此处提供的评价题目通用性较低,企业应该结合自身情况来设计评价题目。(1)企业是否依赖于地方政府保护或某些特殊政策而生存?这些政策的期限有多长?一些企业有受政策保护的特殊业务,业务流程可能很不规范。而且随着我国市场环境的逐步改善,这些企业的特殊业务可能会受到很大冲击,造成较大的业务波动,而这些都给信息系统建设带来困难。(2)企业的主营业务中是否经常出现违反常规的业务?企业可以为重要的客户制订特殊的交易条款和交易程序。但是如果在日常业务中频繁出现违反常规的业务,则说明企业的外部交易环境不规范,这会加大信息系统建设的难度。(3)企业产品的市场环境是否稳定?
主要参考文献
霍兰等著.杨周南、赵纳晖等译. 1999.现代会计信息系统.北京:经济科学出版社
吴锦生. 2001.如何成功实施ERP项目. www. Chinabyte. com《企业与网》专栏, 11~24
杨周南. 1999. IT环境下传统会计代写会计论文面临的十二大变革.财务与会计, 7
杨周南、赵纳晖等. 2001.会计信息系统.大连:东北财经大学出版社
【摘要】本文总结了我国20多年信息化建设的经验,着重研究企业选择信息系统的决策问题。分析信息系统发展的规律性以及不同发展阶段信息系统的功能、结构和支持技术,揭示信息系统与企业管理之间的内在联系,提出一套定性的可行性分析评价体系,用于评估与企业的管理水平相适应的信息系统。
【关键词】会计信息系统 可行性分析体系 决策