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1 电算化会计信息系统对审计的影响
2 电算化会计信息系统对审计产生的影响的原因分析
3 对策
摘要
关键词
1 电算化会计信息系统对审计的影响
1.1 审计线索发生改变
审计线索是指审计实施中查明若干审计疑点和问题的途径和头绪,传统审计对会计系统提供审计线索最为重视,这些线索为审计人员选择审计突破点和审计追踪提供了事实依据。会计系统的电算化,使审计线索发生了很大的变化。
1.2 会计系统内部控制的改变
会计系统内控制度是指导一个单位为了保护其资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性,提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针,而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。会计电算化下的内部控制,系统出现了新特点,使其控制的重点、方式、内容和范围有所不同。
1.3 审计内容的改变
会计实行电算化后,审计人员除了对原有的审计范围和内容进行审计外,还应审计以下事项:①系统控制审计;②数据完整性审计;③系统开发过程审计;④应用程序的审计。
1.4 审计技术方法的改变
实现会计电算化后,对电子数据处理系统审计,除原有的审计方法与技术外,主要使用计算机辅助审计方法与技术。计算机辅助审计方法通常为两类,面向数据的审计方法和面向系统的审计方法。
1.5 对人员素质有了新的要求
在会计电算化条件下,审计线索、内控制度、内容及技术方法的改变,使审计工作对审计人员综合素质提出了新的要求。
2 电算化会计信息系统对审计产生的影响的原因分析
2.1 审计线索变化的原因
电算化会计(CAIS)的建立,使得审计过程中传统意义上的线索减少了。计算机自身及会计软件运行等特点,以及审计人员对于CAIS的内部程序缺乏了解,使审计线索中断。
2.2 会计系统内部控制变化的原因
电算化使系统出现了新特点,如数据处理集中化,数据存贮(磁、光)介质化,审计线索发生转化,原有的内部控制已不能适应电子数据处理的新特点,为了系统的安全可靠,必须建立的内部控制。
2.3 审计内容变化的原因
在电算化会计信息系统中,系统的应用程序出错或被人非法篡改,结果将是不堪设想的,系统的处理是否合规、合法、是否安全可靠,电算化会计信息系统的特点,及其固有风险决定了审计的内容包括了对计算机系统处理和控制功能的审查。
2.4 审计技术方法变化的原因
信息处理的电算化和信息存储的电磁化,使审计人员只能利用计算机对它们进行审查,加上计算机能比手工更迅速,更有效地完成各项审查工作。另外,审计人员还可利用计算机技术审查系统的处理和控制功能。及时发现电算化系统内部控制的弱点和缺陷,提出改进意见,使系统安全运行。
2.5 审计人员综合素质要求发生变化的原因
在电算化条件下,不懂计算机的人员,将无法跟踪审计;不能识别和审查其内部控制;无法对计算机进行审查和利用计算机进行审计。于是,为了更好地实现审计监督的职能,审计人员不仅要有会计、审计方面的知识,而且要掌握计算机和电算化会计方面的知识和技能。
3 对策
3.1 注重对企业计算机管理系统开发经营
有效管理,必须建立合法、有效、安全的计算机信息系统与企业内部网。为达到目标,有必要对信息系统开发进行事前、事中的审计。一切阶段,注意审查系统的可行性;经营业务和财务处理功能的合法性和正确性;程序控制与管理功能的恰当性与有效性;系统的可审性;测试的全面性和恰当性;文档资料的完整性;系统的可扩展性。通过事前与事中审计,尽早发现问题,提出改进的建议,把好系统质量第一关;可在系统分析阶段根据网络化审计的特点,对系统提出审计方面的需求;(1)在系统中建立监控程序(又叫嵌入审计程序),以便计算机能对一些敏感和重要环节实行实时监控,把异常情况自动记入审计文件,便于审查。(2)在系统中建立审计子系统,提供审计程序、工具和数据库,以便进行网上审计。
3.2 对计算机信息系统的功能与控制的审计
在网络化条件下,传统的账证、账表核对等重要的审计工作将失去意义,凭证、账簿、报表等只是系统中的同一个数据库。信息的正确与否,首先决定于计算机信息系统功能的正确性,有必要对系统的功能进行审计。(1)审验系统对业务处理的合法性、正确性和可追索性。(2)审查系统程序控制功能的恰当性和有效性。可以用测数据法、整体检测法、嵌入审计程序等方法是行审查。其次,决定于系统的操作和内控,程序和数据都可能随时被人篡改。企业的内控制度包括程序化的控制和员工控制,无论网络化程序有多高,系统还得由人操作。为确保系统的安全可靠和输出信息真实准确,必须对企业管理制度的完善性和有效性进行审计。
3.3 审计通用数据接口的设计
审计通用数据接口,是指为了外部审计以及内部审计和财会管理进一步深加工信息的需要。要求各种商品化通用软件和专门开发的软件,设计一个统一数据结构、统一输人要求和有一定强制性的数据文件。规定在会计软件进行数据输出的同时,必须向该数据文件输入数据,而且要保证审计通用数据接口文件中的数据永远与会计软件内部生成的输出的数据一致,任何人不得任意修改。这里强调两点:一是统一性;二是强制性。前者是技术上的要求,后者是组织上的要求。两者缺一不可。要做到强制性:(1)可将此问题纳入宏观管理体系中。(2)以文件的形式公布审计通用接口内容及具体说明,并采取必要的行政措施保证其得到贯彻。(3)对于实行会计电算化的企事业单位,要求在其管理制度中必须有审计通用接口的实施制度。如何做到统一性呢?这就需要有关部门组织力量,加以精心设计。审计通用数据接口的设计完全可以借鉴中国财务软件数据接口标准98-001号已达到的功能,并加以改进与完善。
3.4 构建会计电算化条件下新的内部控制制度
会计电算化实施后,除原有传统内控制度必须保留外,还应增加适应电算化条件下的内控制度的新内容,并强制或监督会计部门执行,以确保会计核算软件的正常运行,提供准确无误的信息。①机构及人员的管理控制。会计核算软件正式使用时,内审人员必须参与调整,并对人员制定岗位责任制。在机构调整时必须体现组织控制原则,即职权分离,有效地限制和及时地发现错误。特别是对系统管理员和系统操作员,不能由软件开发人员和维修人员担任,做到岗位职责权限分明,互相牵制。审核工作必须由专人负责,规定只有通过审核的数据才能进入计算机处理,业务文件必须保留审核人员的签章。还需要一位不直接介入计算机处理的内审人员通过查阅业务活动记录,对其进行检测。根据内部牵制原则和工作需要。岗位可以在保证数据安全条件下交叉设置。②操作控制是一项重要控制内容。如果控制不严,容易造成对系统的破坏或给不法之徒以可乘之机。为防止利用计算机系统舞弊,审计人员对操作控制主要通过制定一套完整而严格明确的操作规程来实现。权限控制是用各自的密码运行所负责的会计核算业务,防止他人未经授权有意或无意进人系统从事本人业务以外的工作;严格遵守计算机操作程序,每个操作员要按制度和电算化的要求,完成各个模块的运行;遵守上机操作记录制度,做好操作记录、交接记录及运行日志,以便查找非法进人,明确责任,保证会计数据安全;系统管理员要定期检查机内软件和会计数据是否被他人非法修改,更换及破坏等;防止计算机病毒的破坏,规定机器的使用范围,软件盘专用,备份盘的使用要求。定期或不定期对计算机的软件进行病毒检查;系统维护管理的控制;包括硬件、软件和数据的维护,审计人员对会计核算软件的管理控制,主要在于防止对会计核算软件的非法修改和删除,同时要建立、健全防止计算机病毒的措施。③电算化会计档案资料的管理和控制。档案资料是指运行过程中产生的各种纸质凭证、账簿和报表,以及各种磁性介质的数据资料。内审人员要着重对会计资料是否双份备份、异地存放,以及是否采取了防磁、防火、防潮措施进行审查和控制,并且会计档案保管期要按《会计档案管理办法》的规定执行。
3.5 重筑内部审计新方法
除了建立完善的内控制度,保证会计信息资料的真实性和正确性,防止假账真作,非法篡改程序舞弊行为产生,还要采用新的审计方法,利用计算机对会计核算进行测试和检验。根据电算化工作的不同阶段,选用不同方法。常用的审计方法有:(1)计算机外部审计法。是把计算机视为一种记账工具,审计人员根据原始数据,通过进行运算,将处理结果与计算机数据处理系统输出对比,检验是否正确的方法。但工作效率低,出现问题时很难确定是由于计算机硬件、软件还是操作人员,而导致非法账务处理的问题。(2)计算机检测审计法。一是重新处理法,为审查计算机数据处理结果是否正确,使用原来的程序与数据在内审人员的参与或监督下,重新处理一遍,看是否与原有结果一致的方法。其审核重点是审查操作运行情况。二是编辑验证法,内审部门根据账务处理的流程按照审计要求设计、编制适于本单位计算机账务处理过程检验的样本数据磁盘,只要将检测磁盘插入财务部门使用的计算机中进行检测运行,并将结果打印或显示出来,经过分析,推断出该计算机账务处理程序是否准确与合法,其特点是从计算机内部对账务处理运行过程进行审计,防止非法篡改。三是计算机联网审计法。是利用网络传输进行审计,它既为财务生产部门多机连接实施多功能账务处理奠定了基础,也为审计部门利用计算机通过审计线路来检测财务部门在审计部门安装检测机,并采用专用审计程序随时检测,审计人员只需通过操作本部门与财务部门相联网的计算机便可对日、月、季及年度的各账簿实施审计,这种方法具有不受时间限制,效率高的特点,并保证了审计的质量。
3.6 重塑审计人员知识结构
会计电算化条件下的审计工作,有必要对审计人员知识进行更新。一加强对在职人员计算机应用知识的培训,使广大的审计人员掌握计算机知识。二引进较高层次的计算机软件开发人才,担负起计算机审计软件开发的任务。
3.7 给审计人员以工具软件的强有力的支持
在计算机审计的手段方面有两种做法:一由专业人员或软件公司开发计算机审计软件,审计人员的任务是经过培训会操作这些软件。二由审计人员根据审计工作的要求,借助软件工具来完成审计工作。
总之,电算化会计信息系统对审计的影响是巨大而深刻的。必须运用发展的观点去分析、研究,认识到这种影响是信息技术发展的必然结果,是现代会计和审计发展必然趋势,而由此带来的问题,其解决关键也是于信息技术的利用。只有不断迎接信息技术的挑战,才能促使我国会计电算化事业和计算机审计事业迈上新台阶。
摘 要:会计电算化不仅提高了会计信息处理的速度和准确性,为用户提供及时、准确的会计信息,而且有助于加强管理,提高企业的竞争能力。同时也有效地减轻了会计人员的负担,使他们从简单、重复的记账、算账中解放出来,更多的精力从事重要的会计论文代写管理和决策工作。会计电算化是会计发展的一个历史飞跃,本文介绍了这个飞跃给审计工作带来的影响与对策。
关键词:电算化会计;信息系统;审计技术